Interpretacje urzędowe Ministra Finansów nr 2, Monitor księg 2013
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
MONITOR ksigowego
nr
2
(222)
15.01.2013
dodatek internetowy nr 2
Interpretacje urzdowe
Ministra Finansów
Zmiany
w zakresie fakturowania
Obowi
zek zapewnienia autentyczno
ci pochodzenia, integralno
ci
tre
ci i czytelno
ci faktury
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
4
Kontrole biznesowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
Wiarygodna
cie
ka audytu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
Akceptacja odbiorcy
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wystawianie faktur przez zarejestrowanych podatników VAT
zwolnionych
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
7
Dane w fakturze
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
Dane obligatoryjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adres na fakturze wystawionej przez osob
fizyczn• prowadz•c•
działalno
�
gospodarcz• . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
9
Faktury uproszczone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
Numer NIP nabywcy w fakturze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
Samofakturowanie
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
Obliczanie kwoty podatku wychodz
c od kwoty brutto
wiadczenia
. . . . . .
11
Terminy wystawienia faktury
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
Faktury zaliczkowe
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
Dokumenty zmieniaj
ce faktur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
Faktury koryguj•ce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
Noty koryguj•ce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
Faktury wewn
�
trzne
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
Przechowywanie faktur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
Przepisy którego pa-stwa członkowskiego maj
zastosowanie
. . . . . . . .
ró
dło: Broszura MF z 27 gru
dnia 2012 r. opubl. www.mf.gov.pl
www.mk.infor.pl
Dodatek do MONITORA ksi
gowego nr 2(222)
2
ZMIANY W ZAKRESIE FAKTUROWANIA
Zmiany w zakresie fakturowania
W zwi•zku z konieczno
ci• implementowania zmian wprowadzonych dyrektyw• Rady
2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniaj•c• dyrektyw
2006/112/WE w sprawie wspól-
nego systemu podatku od warto
ci dodanej w odniesieniu do przepisów dotycz•cych fakturo-
wania (Dz. Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1), zwan• dalej dyrektyw• 2010/45/UE, Minister
Finansów wydał nast
puj•ce rozporz•dzenia:
1) z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniaj•ce rozporz•dzenie w sprawie zwrotu podatku niektó-
rym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów
i usług, do których nie maj• zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U.
poz. 1428), zwane dalej „rozporz•dzeniem fakturowym”;
2) z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich
przechowywania oraz trybu udost
pniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli
skarbowej, zwane dalej „rozporz•dzeniem elektronicznym”.
Maj•c na uwadze, i
ww. akty wykonawcze wdra
aj• wskazane wy
ej przepisy prawa unij-
nego, w prawidłowym odczytaniu ich ratio legis pomocne mog• okaza
�
si
opracowane przez
Dyrekcj
Generaln• ds. Podatków i Unii Celnej w Komisji Europejskiej (TAXUD) „Uwagi wyja
-
niaj•ce przepisy dotycz•ce fakturowania VAT w zwi•zku z Dyrektyw• Rady 2010/45/UE”
1
.
„Uwagi wyja
niaj•ce” mo
na traktowa
�
jako praktyczne narz
dzie słu
•ce wyja
nieniu sto-
sowania przepisów dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie
wspólnego systemu podatku od warto
ci dodanej (Dz.Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1),
zwanej dalej „dyrektyw• 2006/112/WE”, dotycz•cych fakturowania VAT dodanych b•d¤ zmie-
nionych dyrektyw• 2010/45/UE. Nale
y przy tym pami
ta
�
, i
jak wyja
niono w ww. dokumen-
cie TAXUD:
Uwagi nie obejmuj
�
wszystkich kwestii; uwzgl‚dniono jedynie te zagadnienia
z zakresu fakturowania, których obja„nienie uznano za po…
�
dane. Dotyczy to sytuacji,
w których dyrektywa 2010/45/UE wprowadza nowe przepisy, lub gdy uznano, …e przepisy
dyrektywy VAT wymagaj
�
wyja„nienia
. Uwagi wyja
niaj•ce Komisji Europejskiej zostały rów-
nie
wykorzystane w niniejszej broszurze.
„Uwagi wyja
niaj•ce przepisy dotycz•ce fakturowania VAT w zwi•zku z Dyrektyw•
Rady 2010/45/UE”, zwane dalej „Uwagami wyja
niaj•cymi”, opublikowane na nast
-
puj•cych stronach:
dex_en.htm;
ders/invoicing_rules/explanatory_note
s_pl.pdf („Uwagi wyja
niaj•ce” w j
zyku polskim).
Wprowadzone ww. rozporz•dzeniami zmiany dotycz•ce regulacji prawnych odno
nie faktu-
rowania maj• na celu promowanie oraz dalsze upraszczanie przepisów w tym zakresie poprzez
Dodatek do MONITORA ksi
gowego nr 2(222)
15 stycznia 2013 r.
3
ZMIANY W ZAKRESIE FAKTUROWANIA
likwidowanie istniej•cych obci•
e¨ i przeszkód. Równe traktowanie faktur papierowych i elek-
tronicznych (do faktur elektronicznych stosowane s• takie same zasady jak do faktur papie-
rowych) nie zwi
ksza obci•
e¨ administracyjnych zwi•zanych z fakturowaniem papierowym.
Jednocze
nie regulacje te maj• na celu wspieranie korzystania z e-fakturowania poprzez stwo-
rzenie mo
liwo
ci wolnego wyboru prostego i nieskomplikowanego sposobu zapewnienia
autentyczno
ci pochodzenia, integralno
ci tre
ci oraz czytelno
ci faktury. Zauwa
y
�
przy tym
nale
y, i
nie ulegn• zmianie, co do zasady, reguły dotycz•ce fakturowania sprzeda
y ci•głej,
obecne terminy wystawiania faktur, dane, które powinny one zawiera
�
, zasady fakturowania
opakowa¨ zwrotnych, lista dokumentów, uznawanych obecnie za faktur
, cho
�
w obr
bie nie-
których zagadnie¨ (terminy wystawiania faktur czy dane na fakturze) wprowadza si
niewielkie
zmiany, które szczegółowo zostan• omówione w dalszej cz
ci broszury.
Podkre
lenia wymaga, i
wi
kszo
�
wprowadzanych od 1 stycznia 2013 r. zmian ma dla
podatników charakter fakultatywny, zatem nie powoduj• one konieczno
ci wprowadzenia
zmian w sposobach fakturowania przyj
tych przez podatnika. Zmian o charakterze obligato-
ryjnym jest niewiele i nie powinny one powodowa
�
trudno
ci w ich wdro
eniu.
Obowi
zek zapewnienia autentyczno
�
ci pochodzenia,
integralno
�
ci tre
�
ci i czytelno
�
ci faktury
W zwi•zku z obowi•zkiem dokładnego odzwierciedlania faktycznych transakcji w zakre-
sie dostaw towarów i
wiadczenia usług, przepisy wymagaj•, aby autentyczno
�
pochodze-
nia, integralno
�
tre
ci oraz czytelno
�
faktur były zapewnione od momentu ich wystawienia
do ko¨ca okresu przechowywania. Za zapewnienie powy
szych wymogów odpowiada podat-
nik (odpowiednio: wystawiaj•cy jak i otrzymuj•cy faktur
).
Nale
y zwróci
�
uwag
,
e ju
w obowi•zuj•cych od 2011 r. przepisach w zakresie faktu-
rowania powy
sze obowi•zki były wymagane w odniesieniu zarówno do faktur papierowych,
jak i faktur przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku faktur przesyłanych w formie
elektronicznej wskazano na przykładowe sposoby zapewnienia spełnienia tych wymogów (bez-
pieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 wrze
nia 2001 r.
o podpisie elektronicznym – Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z pó¤n. zm., weryfikowany za pomo-
c• wa
nego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie
z umow• w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, je
eli zawarta
umowa, dotycz•ca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantuj•cych autentycz-
no
�
pochodzenia faktury i integralno
�
jej danych). Te przykładowe sposoby zapewnienia
spełnienia wymogów autentyczno
ci pochodzenia i integralno
ci tre
ci daj• przedsi
biorcom
pewno
�
prawa. Nie oznacza to jednak,
e powy
sze sposoby mog• same z siebie wskaza
�
,
e dostawa towarów lub
wiadczenie usług miały miejsce. Nale
y te
wskaza
�
,
e podane
sposoby s• tylko przykładami, w zwi•zku z czym mog• znale¤
�
zastosowanie inne sposoby lub
procedury zapewnienia autentyczno
ci pochodzenia i integralno
ci tre
ci.
W przepisach wprowadzanych od 1 stycznia 2013 r. wskazuje si
kolejny przykładowy
sposób spełnienia tych wymogów – kontrole biznesowe, które zapewniaj• wiarygodn•
cie
-
www.mk.infor.pl
Dodatek do MONITORA ksi
gowego nr 2(222)
4
ZMIANY W ZAKRESIE FAKTUROWANIA
k
audytu mi
dzy faktur• i dostaw• towarów lub
wiadczeniem usług. U
ycie kontroli bizne-
sowych, które ustalaj• wiarygodn•
cie
k
audytu mi
dzy faktur• a dostaw• towarów lub
wiadczeniem usług, mo
e znale¤
�
zastosowanie w celu zapewnienia autentyczno
ci pocho-
dzenia, integralno
ci tre
ci i czytelno
ci wszystkim fakturom, niezale
nie od tego, czy wysta-
wiono je w formie papierowej, czy elektronicznej.
Ka
dy bowiem podatnik powinien zapewni
�
,
e informacje wymienione na fakturze dokład-
nie odzwierciedlaj• faktyczn• dostaw
towarów lub
wiadczenie usług oraz warunki, na jakich
zostały one dokonane. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzale
niony wył•cznie od
wyboru podatnika.
Kontrole biznesowe
Kontrola biznesowa jest poj
ciem szerokim.Jest to proces tworzony, wdra
any i aktuali-
zowany przez osoby odpowiedzialne (zarz•d, pracowników i wła
cicieli) za uzyskanie dosta-
tecznej pewno
ci w zakresie sprawozdawczo
ci finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz
w zakresie ich zgodno
ci z wymogami prawnymi. Dla potrzeb przepisów o podatku od towa-
rów i usług dotycz•cych fakturowania kontrole biznesowe nale
y rozumie
�
jako proces, za
po
rednictwem którego podatnik tworzy, wdra
a oraz aktualizuje dostateczny poziom pewno-
ci w zakresie to
samo
ci dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczno
�
pochodzenia), w zakresie tego, i
nie zmieniono danych dotycz•cych podatku VAT (integral-
no
�
tre
ci) oraz w zakresie czytelno
ci faktury od momentu wystawienia faktury a
do ko¨ca
okresu przechowywania.
Kontrole biznesowe powinny by
�
odpowiednie do wielko
ci, działalno
ci i rodzaju podat-
nika oraz powinny uwzgl
dnia
�
ilo
�
i warto
�
transakcji, jak równie
ilo
�
i rodzaj dostawców
lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzgl
d-
nione powinny by
�
tak
e inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie”
do faktury dokumentów uzupełniaj•cych, takich jak zamówienie, umowa, dokument transpor-
towy czy wezwanie do zapłaty.
Znaczenie przykładane do dokumentów uzupełniaj•cych winno odzwierciedla
�
takie czyn-
niki jak stopie¨ niezale
no
ci wystawcy dokumentów uzupełniaj•cych od podatnika oraz wag
przywi•zywan• do tych dokumentów w procesie ksi
gowania. Wa
nym aspektem tego typu
kontroli biznesowej jest fakt,
e faktura podlega sprawdzeniu jako dokument w procesie bizne-
sowym i ksi
gowym, nie jest natomiast traktowana jako dokument niezale
ny i autonomicz-
ny. Wa
ne jest, aby pami
ta
�
,
e faktury w formie papierowej lub elektronicznej s• – ogólnie
rzecz ujmuj•c – tylko jednym z dokumentów w zestawie dokumentów zwi•zanych z transakcj•
i j• dokumentuj•cych. Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, je
li daje
pewn•
cie
k
kontroln•, dzi
ki której mo
na powi•za
�
faktur
ze stanowi•c• podstaw
jej
wystawienia dostaw•/usług•. Mo
na tego dokona
�
w ramach odpowiednio ugruntowanej wie-
dzy z zakresu rachunkowo
ci, ale np. tak
e poprzez r
czne porównanie faktury z istniej•cymi
dokumentami handlowymi (np. kopi• zamówienia, zleceniem, umow• kupna,
wiadectwem
dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatno
ci).
Przedsi
�
biorca nie jest obo-
wi
zany do stosowania ƒadnych technicznych procesów oraz wdraƒania jakichkolwiek
Dodatek do MONITORA ksi
gowego nr 2(222)
15 stycznia 2013 r.
5
ZMIANY W ZAKRESIE FAKTUROWANIA
regulaminów.
Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowi•zkowi osobnego dokumen-
towania. W przypadku dostawcy lub usługodawcy faktur
mo
na zestawi
�
z zamówieniem,
dokumentami transportowymi oraz z dowodem zapłaty. W przypadku nabywcy lub usługobior-
cy faktur
mo
na zestawi
�
z zatwierdzonym zamówieniem (potwierdzeniem zakupu), potwier-
dzeniem dostawy, poleceniem i potwierdzeniem przelewu. Jednak
e s• to tylko przykłady
typowych dokumentów, które mog• by
�
dost
pne, gdy
wiele innych dokumentów mo
e by
�
równie
zestawianych z faktur•.
Wiarygodna
cie
ka audytu
W ramach rachunkowo
ci
cie
k
audytu mo
na opisa
�
jako udokumentowany przebieg
transakcji od jej rozpocz
cia poprzez dokument ¤ródłowy, taki jak zamówienie, do zako¨-
czenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych, i na odwrót,
maj•cy zapewni
�
zwi•zek mi
dzy ró
nymi dokumentami w takim procesie. ®cie
ka audytu
obejmuje dokumenty ¤ródłowe i realizowane transakcje oraz odniesienia do powi•za¨ pomi
-
dzy nimi. ®cie
k
audytu mo
na opisa
�
jako wiarygodn• w przypadku, gdy zwi•zek pomi
dzy
dokumentami uzupełniaj•cymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prze
ledzenia
(dzi
ki posiadaniu dostatecznych danych dla powi•zania dokumentów), zgodny z ustalonymi
w przedsi
biorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miej-
sce. Mo
na to osi•gn•
�
wykorzystuj•c przykładowo, dokumenty osób trzecich (np. wyci•gi
bankowe), dokumenty nabywcy lub usługobiorcy albo dostawcy lub usługodawcy (dokumen-
ty drugiej strony transakcji) lub poprzez wewn
trzne kontrole (np. rozdziału obowi•zków).
Dla celów podatku VAT
cie
ka audytu powinna zapewni
�
mo
liwy do skontrolowania zwi•zek
pomi
dzy faktur• a dostaw• towarów lub
wiadczeniem usług, tak aby umo
liwi
�
sprawdze-
nie, czy faktura odzwierciedla fakt,
e dostawa towarów lub
wiadczenie usług miało miej-
sce. ®rodki, przy wykorzystaniu których podatnik mo
e wykaza
�
zwi•zek pomi
dzy faktur•
a dostaw• towarów lub
wiadczeniem usług, pozostawia si
uznaniu podatnika. Przykładem
mógłby by
�
zestaw ró
nych dokumentów, takich jak zamówienie, dokumenty transportowe
i sama faktura, ze wskazaniem dopasowania tych dokumentów, lub nawet sam fakt,
e te trzy
dokumenty faktycznie do siebie pasuj•. Podobnie jak w przypadku kontroli biznesowych, wia-
rygodna
cie
ka audytu powinna by
�
odpowiednia do wielko
ci, działalno
ci i rodzaju podat-
nika oraz powinna uwzgl
dnia
�
ilo
�
i warto
�
transakcji, jak równie
ilo
�
i rodzaj dostawców
lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzgl
d-
nione powinny by
�
tak
e inne czynniki, takie jak wymogi dotycz•ce sprawozdawczo
ci finan-
sowej oraz kontroli.
Akceptacja odbiorcy
Nowe brzmienie § 3 rozporz•dzenia elektronicznego liberalizuje obowi•zuj•ce obec-
nie wymogi w zakresie sposobu dokonania przez odbiorc
faktury akceptacji przesyłania
faktur w formie elektronicznej, które zostan• otrzymane przez niego wył•cznie w formie
elektronicznej. Odchodzi si
od obowi•zku wyra
ania formalnej zgody na ten rodzaj prze-
www.mk.infor.pl
Dodatek do MONITORA ksi
gowego nr 2(222)
[ Pobierz całość w formacie PDF ]